De uitbreiding van de transversale cel was een direct gevolg van de toename van het aantal leden van het Bruss’help-team.

Met het oog op een vlotte interne organisatie op maat van de uitgebreide opdrachten van het bedrijf, werden de bestaande processen versterkt en de acties gediversifieerd. In 2022 waren die acties voornamelijk gericht op de versterking van de interne beheerprocedures, de implementatie van een analytische boekhouding en de professionalisering van de communicatie.

 

HR en continuïteit van de activiteiten

Recruiting en nieuwe functies

2022 was een druk jaar op het vlak van recruiting. Er werden 11 nieuwe collega’s aangenomen en drie nieuwe functies opgericht (communicatieverantwoordelijke, Oekraïne-consulent, schoonmaker). 

Door de oorlog in Oekraïne gingen er in 2022 veel inspanningen naar de oprichting van een team dat de gerelateerde opdrachten op zich nam.

Op 31 december 2022 bedroeg het totale aantal medewerkers 19.

Om te anticiperen op de gevolgen voor de begroting, werd een meerjarenbegroting opgesteld tot 2027.

Organigram
Situatie op 31 december 2022

Bepaling van de rollen en interventiegebieden in het werk 

Wat het welzijn op het werk betreft, ging bijzondere aandacht naar de individuele opvolging van elke werknemer door Geoffrey Cantiniaux en de directie, om met elke medewerker een stappenplan op te stellen voor de verschillende projecten en opdrachten die in de loop van het jaar zouden worden uitgevoerd.

Wat betreft onze vergaderingen hebben we het hele jaar door teammeetings georganiseerd om een groepsdynamiek op te bouwen. Er werd een teambuilding (escape game) georganiseerd om de banden tussen de verschillende medewerkers en cellen van de organisatie te versterken.

Opleidingsbeleid

Er ging bijzonder veel aandacht naar de ontwikkeling van de interne vaardigheden in het kader van onze verbintenis rond de organisatie van opleidingen. Er werden ook leersessies georganiseerd om de soft skills van het team te versterken: vergaderingen leiden, assertief zijn, een team managen en collectieve intelligentie bevorderen. Maar er vonden ook infosessies plaats over het gebruik van bepaalde software (WinBooks, Outlook, BPMN), het beheer van overheidsopdrachten, veiligheid op het werk (EHBO en brandbestrijding), maar ook lessen Nederlands en opleidingen over de opvangcrisis. 

Er werden ook interne opleidingen gegeven (onder collega’s) over vreemdelingenrecht, overheidsopdrachten voor een laag bedrag, en conflictbemiddeling en -beheer.

Doordat het personeelskader evolueert, heeft Bruss’help ook 2 EHBO’ers en 3 brandstewards aangesteld.

Het totale opleidingsbudget bedroeg € 11.972,85, oftewel € 630 per medewerker. Directie – coördinatie: € 2.068.

Er waren in totaal 87 opleidingsdagen, oftewel 4,5 dag per medewerker.

Beheer en financiën

Digitalisering van de boekhouding

In de loop van 2022 heeft Bruss’help zijn boekhouding geoutsourcet aan het externe accountantskantoor Finaudit.

De boekhouding werd gedigitaliseerd voor de verbetering van de processen en een efficiënter beheer. Er worden veel minder papieren documenten gearchiveerd en behandeld en alle boekhoudkundige stukken worden voortaan gedigitaliseerd. Deze stukken worden vervolgens gecodeerd en beheerd in Winbooks, een interactieve, verbonden software waarmee we onze boekhouding beheren.

Reporting

Onze nieuwe administratief en financieel verantwoordelijke, Lucien Mukenge, implementeerde een genormaliseerd rekeningstelsel en een analytische boekhouding.

Er werden ook reportingtabellen opgesteld, om te beantwoorden aan de vereisten van verschillende subsidiegevers en om het voor ons mogelijk te maken het budget per project en per geldschieter beter op te volgen.

Versterking van de interne beheerprocedures

Met het doel onze organisatie te professionaliseren, hebben we procedures ingevoerd rond overheidsopdrachten. Er werd een cel opgericht om de overheidsopdrachten op te volgen, bestaande uit onze juriste Pauline Tombus, onze HR-verantwoordelijke Geoffrey Cantiniaux, en onze administratief en financieel verantwoordelijke Lucien Mukenge.

Deze cel stelde verschillende formulieren ter beschikking van het personeel, zoals een uitgave-aanvraag of een kostennota. Die moeten nauwkeurig worden ingevuld en aan hen worden bezorgd opdat de aanvragen kunnen worden nagekeken en goedgekeurd.

Daarnaast worden de procedures van het advocatenkantoor Sotra voortgezet om de statuutwijziging van onze organisatie te verhelderen.

Financieel verslag

De financiering van 2022 wordt gekenmerkt door bijkomende financiële middelen die door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest worden toegekend. Zoals elk jaar werd een COCOM-toewijzing toegekend om de personeels- en werkingskosten te dekken overeenkomstig de ordonnantie van 14 juni 2018 betreffende noodhulp en de integratie van daklozen, waaraan een bijkomende € 120.000 cofinanciering werd toegevoegd in het kader van het project "Rights First" van de Europese Commissie.

Het Rights First-project, dat op 1 januari 2022 van start is gegaan, heeft een goedgekeurde begroting van € 1.290.278, medegefinancierd door 20% van de COCOM en 80% van de Europese Commissie. Hoewel het grootste deel van het budget de personeelskosten dekt, heeft de Europese Commissie aangekondigd dat de financiering geen salarisindexering zal dekken. Een eerste tranche van de subsidie werd in 2022 aan Bruss'help betaald om de kosten van het jaar te dekken, die aan de partners (New Samusocial, L'Ilot, HOBO, Diogenes, Sant Joan de Déu) werden doorgegeven naar rato van hun deelname.

De oorlog in Oekraïne heeft Bruss'help ertoe aangezet te reageren op de crisis op het gebied van preventie, oriëntatie en integratie van kwetsbare personen uit Oekraïne, door deel te nemen aan missies van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, waarvoor dit laatste een subsidie van € 101.618 heeft toegekend. Deze missies zullen vanaf 2023 worden uitgebreid tot andere groepen.

IT

In 2022 ondernam Bruss’help tal van informatica-activiteiten. Het was een bijzonder productief jaar, want er werd vooruitgang geboekt in verschillende belangrijke projecten die een positieve bijdrage leverden aan de ontwikkeling van het bedrijf. Sommige projecten werden zelfs voltooid.

De overgang naar Office 365 en de overzetting van alle gegevens werden in april 2022 afgerond. Deze nieuwe software maakt het voor ons gemakkelijker om gegevens te bewaren en te archiveren, contacten te delen, lokalen te reserveren en nog veel meer. Onze IT-manager, Steven D’Heygere, heeft opleidingssessies voor het personeel georganiseerd, zodat alle medewerkers begrijpen hoe ze de nieuwe kantoor- en opslagsoftware moeten gebruiken en hoe ze gegevens kunnen toevoegen aan de verschillende communicatiekanalen van Bruss’help.

In 2022 werden nog drie andere conceptuele opdrachten uitgevoerd door Steven D’Heygere:

• Vernieuwing van de dispatchingsoftware: de software die de cel Doorverwijzing gebruikt voor dispatching binnen het hulpverleningsnetwerk, werd aangepast tijdens de coronapandemie om beter in te spelen op de uitzonderlijke vraag tijdens deze crisisperiode. In 2022 was de situatie geëvolueerd en moest de tool worden bijgewerkt, om in te spelen op de nieuwe uitdagingen voor het beheer van dakloosheid.

• Modernisering van de processen voor oproepbeheer: de cel Doorverwijzing stapte over van Excel-documenten naar een gecentraliseerde database. Daardoor kunnen de maatschappelijk werkers hun oproepen nu efficiënter, maar ook sneller afhandelen, aangezien ze alle informatie gemakkelijker terugvinden.

 

• Telling 2022: een informaticatool voor de tellingsverantwoordelijke, Louise Paquot, om de efficiëntie van de tellingsprocedure in 2022 te maximaliseren. Deze procedure is blijven evolueren sinds de eerste edities van de telling.

Communicatie

Uitwerking van een externe communicatiestrategie

Bruss’help heeft dit jaar gebruikt om zijn imago vorm te geven en zijn identiteit te versterken. Sinds de aanstelling van onze communicatieverantwoordelijke, Eva Salman, was een van haar grootste prioriteiten om een duidelijke visuele identiteit voor ons merk uit te werken, door in al onze communicatie dezelfde grafische regels toe te passen. Zo werden de communicatiekanalen waartoe het team toegang heeft, aangepast en uitgebreid en schakelden we een fotograaf in om een beeldbank aan te leggen.

Om de zichtbaarheid van de organisatie te vergroten, werd de digitale identiteit van Bruss’help geoptimaliseerd. Als innovatieve en moderne organisatie moeten we actief zijn op sociale media. We hebben onze Facebook- en LinkedIn-profielen herwerkt en uitgebreid, zodat ze nu actieve communicatiekanalen zijn via welke we informatie uitwisselen met de sector en met het grote publiek. We deelden regelmatig nieuwe informatie, zodat we minstens om de twee weken een nieuw bericht postten.

Met datzelfde doel werd ook de website herwerkt voor een vlottere navigatie en een intuïtievere gebruikservaring. Er werden ook een designconcept en een plan voor de Nederlandse vertaling van de website uitgewerkt in overleg met onze IT-manager Steven D’Heygere en onze directieassistente Kathleen De Ruyter. In de loop van 2023 willen we een definitieve versie klaar hebben.

In de loop van 2022 werd een project opgestart om de newsletters van Bruss’help te transformeren en te moderniseren. De mailingstatistieken werden geanalyseerd om de verzendingsprocessen te verbeteren. Dankzij de hulp van Steven D’Heygere schakelden we over naar een nieuw, efficiënter systeem om newsletters te sturen dat beter is afgestemd op de behoeften van de organisatie. Daarnaast werd het traditionele PILS-platform hervormd, waardoor het nu vlotter leesbaar is. In januari 2023 staat de lancering van een nieuw format gepland.

In het kader van de ontwikkeling van de communicatie met het grote publiek werd een mediarelatiestrategie uitgewerkt om uitgebreider te communiceren met het grote publiek. Het persregister werd bijgewerkt en aangevuld met relevante perscontacten waar we regelmatig contact mee hebben. Bijgevolg is onze exposure met 50% gestegen: in 2022 werden we 151 keer vermeld in de media. Deze artikelen waren over het algemeen positief en de berichtgeving lag in lijn met de rest van de sector.

Versterking van interne communicatie

Omdat het personeel sterk is toegenomen, heeft het transversale team interne communicatietools ontwikkeld. Het intranet ontstond uit de samenwerking tussen de communicatieverantwoordelijke en de IT-manager. Het werd aan het einde van het tweede semester van 2022 ter beschikking gesteld van het team. Op dit platform staan alle gegevens over de organisatie, zoals de procedures en administratieve documenten. Men kan via deze weg ook nieuws verspreiden over de sector en over de verschillende cellen. Het doel is om meer transparantie te scheppen tussen de medewerkers, zowel wat betreft de toegang tot interne informatie en documenten als wat betreft de communicatie over de acties van Bruss’help.

Texte encadré sur la photo

Nagekomen verbintenissen

Herinvoering en uitbouw van een ondersteuningsfunctie voor onze teams

Begeleiding van medewerkers met het oog op verantwoordelijkheden en het behalen van targets

Versterking van de interne beheerprocedures en implementatie van een kader voor goed bestuur.

Professionalisering van de intrasectorale communicatie

Afdrukken