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Recrutement d'un.e assistant.e d’équipe (4/5ème) (H/F)

    1. Contexte

    Mandatée par la Commission communautaire commune et créée par l’Ordonnance relative à l'aide d'urgence et à l'insertion des personnes sans abri du 18 juin 2018, Bruss’help est un Centre régional chargé de coordonner les dispositifs d'aide d'urgence et les dispositifs d'insertion, ainsi que de mener des études et des analyses sur la problématique du sans-abrisme à Bruxelles.

    Bruss’help est un nouvel organisme, amené à se développer. Son objet s’articule autour de trois fonctions principales :

    • « Analyser » : fonction d’observatoire chargée de récolter les données, développer l’étude quantitative et qualitative, produire des analyses et évaluations orientées solutions intégrées sur base de son expertise et de celle des acteurs de terrain.
    • « Coordonner » : fonction de coordination comprenant la concertation entre les acteurs de de l’aide d’urgence et d’insertion, les pouvoirs publics et les secteurs connexes ainsi que le développement de coordinations opérationnelles des intervenants sociaux autour de pôles d’intervention spécifiques (urgence et crise, rue, prévention, etc.).
    • « Orienter » : fonction d’orientation des personnes sans-abri ou en besoin de guidance vers les aides, opérateurs et organismes organisés par la Région de Bruxelles-Capitale, la Commission communautaire commune, la Commission communautaire française, la Communauté française, la Communauté flamande ou d'autres autorités compétentes.

    Dans ce cadre, Bruss’help engage immédiatement un.e assistant.e d’équipe (H/F) :

    1. Tâches principales :

    Travaillant en étroite collaboration avec les conseillers de l'institution, l’assistant.e d’équipe (H/F) devra assurer les tâches suivantes :

    • intervention sur l'ensemble des affaires courantes et assure un appui administratif des tâches inhérentes à la cellule Recherche & Action et aux Comités/GT de Bruss’help
    • intervention sur des tâches afin d'appuyer le coordinateur et les conseiller·ère·s dans un but de fonctionnement efficace
    • veiller à la fluidité de l’information entre les membres de la cellule et l’extérieur
    • soutenir ponctuellement l’équipe en collaboration avec l’assistant·e de Direction

    1) L’assistant·e d’équipe intervient sur l'ensemble des affaires courantes et assure un appui administratif des tâches inhérentes aux Comités de Bruss’help (Comité de l’urgence/Comité de l’insertion):

    • Transmission de l’information de la part de votre supérieur à l’attention des collaborateur·rice·s de la cellule et des membres des GT et Comités de Bruss’help
    • Préparation des invitations/convocations, pièces et listing des membres liés aux GT et Comités de Bruss’help
    • Rédaction des PV des GT
    • Rédaction et traduction des PV des Comités
    • Relais des PV des Comités et des GT de Bruss’help
    • Archivage papier et numérique des pièces liées aux Comités et GT

    2) L’assistant·e d’équipe intervient sur des tâches d’appui à l’équipe dans un but de fonctionnement efficace et veille à la bonne organisation interne :

    • Gestion administrative du rétroplanning général de la cellule
    • Préparation des réunions d’équipe, rédaction des pv et suivis des points d’ordre du jour
    • Centralisation des sollicitations des partenaires de recherches extérieurs 
    • Centralisation des participations/interventions des conseiller·ère·s

    3) L’assistant·e d’équipe veille à la bonne communication interne et contribue au suivi des publications: 

    • Préparation des agendas des réunions de cellule
    • Relecture et conseils à la lisibilité des documents produits par les conseiller·ère·s
    • Appui au coordinateur au sujet des sorties de publications
    • Archivage des productions et développement du pôle de documentation-bibliothèque de l’institution

    4) L’assistant·e d’équipe en collaboration avec l’assistant·e de direction:  donne un appui à la gestion interne, événementiel, logistique et communication :

    Gestion interne :

    • Identification des améliorations à apporter aux processus internes 
    • Rédaction des procédures internes, élaboration d’outils et en assurer la mise en application
    • Accueil des partenaires externes et visiteurs
    • Gestion des appels entrants du numéro général
    • Gestion des contacts et des listes de contacts
    • Gestion courrier (tri)
    • Rédaction du PV de la réunion d’équipe
    • Diffusion du PV et des pièces liées à la réunion d’équipe

    Evénementiel (en étroite collaboration avec la Direction / coordination) :

    • Etablissement du rétroplanning et appui à la coordination de l’évènement
    • Gestion des Save the Date, invitations et inscriptions des événements de l’institution
    • Coordination des “jour j” des événements
    • Réservation des salles (interne et externe)
    • Assurer un soutien à l’organisation du catering
    • Soutien ponctuel concernant l’organisation de journées en équipe, team building, mise au vert

    Logistique :

    • Commande du matériel de bureau et informatique
    • Commande des consommables et produits d'entretien
    • Suivi des fournisseurs

    Communication :

    • PILS : envoi + gestion des inscriptions 
    • Mise à jour du site Internet
    • Gestion de la boite mail générale de Bruss’help
    • Appui à la cellule orientation concernant l’outil Help in Brussels en vue d’une autonomisation de ladite cellule
    • Veille et documentation des retombées presse mentionnant Bruss’help
    1. Principales exigences de profil
    • Bachelier ou équivalent par expérience
    • Parfait bilingue FR-NL.
    • Capacité de rédaction en français et en néerlandais
    • Maîtrise des outils informatiques (MS Office, etc)
    • Devoir de discrétion et secret professionnel
    • Capacité de travail en équipe
    • Flexible et capable de s'adapter aux besoins et aux priorités changeantes
    1. Conditions et contrat
    • Engagement immédiat
    • Statut d'employé
    • 4/5ème temps
    • CDI
    • Une rémunération conforme aux règles de subventionnement en vigueur à la CCC
    • Chèques-repas
    • Prime de fin d’année

    Les candidatures comprenant lettre de motivation et un CV détaillé, doivent parvenir jusqu’au 31 octobre 2021 à :

    Geoffrey Cantiniaux, (Responsable RH de Bruss’help), par mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

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