ORGANISATION & VIE DE L’INSTITUTION
L’agrandissement de la cellule transversale a été une conséquence directe de l’augmentation des membres de l’équipe Bruss’help.
Aspirant à une organisation interne fluide et adaptée aux missions élargies de l’entité, ses processus existants ont été renforcés tandis que ses actions se sont diversifiées. En 2022, ses actions portent notamment sur un renforcement des procédures de gestion interne, une implémentation d’un plan comptable analytique et une professionnalisation de la communication.
RH et continuité des activités
Recrutement et création de nouvelles fonctions
L’année 2022 s’est illustrée comme une année intense en recrutements avec 11 nouveaux collègues et la création de trois nouvelles fonctions (chargé·e de communication, conseiller·e spécial·e Ukraine, technicien·ne de surface).
Avec la guerre en Ukraine, l’année 2022 fut marquée par la mise sur pied d’une équipe en charge des aspects liés aux missions Ukraine.
Au 31 décembre 2022, le total des collaborateurs s’élevait à 19.
Afin de prévoir les impacts budgétaires, un budget pluriannuel a été établi jusqu’en 2027.
Situation au 31 décembre 2022
Définition des rôles et sphères d’intervention dans le travail
En termes de bien-être au travail, une attention particulière a été portée au suivi individuel de chaque travailleur par Geoffrey Cantiniaux et la Direction afin d’établir avec chaque collaborateur une feuille de route pour planifier les différents chantiers et missions à mener durant l’année.
Au point de vue de nos rassemblements, nous avons organisé des réunions d’équipe tout au long de l’année afin de construire une dynamique d’équipe. Un team building (escape game) a pu être mis en place pour solidifier les liens entre les différents collaborateurs et cellules de l’institution.
Politique de formation
Une attention particulière a été portée dans le cadre de l’évolution des compétences en interne, en suivant les différentes exigences liées aux formations. Ont ainsi été organisées des séances pour stimuler les soft skills de l’équipe : apprendre à piloter des réunions, être assertif·ve, manager une équipe et favoriser l’intelligence collective. Mais aussi des séances sur l’utilisation de logiciels (WinBooks, Outlook, BPMN), la bonne gestion des marchés publics, la sécurité en entreprise (secourisme et lutte contre l’incendie), ou encore pour s’améliorer en néerlandais et mieux comprendre la crise du logement.
Des formations ont également été données en interne (entre collègues) en droit des étrangers, marchés publics de faible montant, médiation et gestion de conflit.
Le cadre du personnel évoluant, Bruss’help s’est aussi doté de 2 secouristes et de 3 stewards incendie.
Gestion & finances
Digitalisation de la comptabilité
Au courant de l’année 2022, Bruss‘Help a externalisé la comptabilité auprès d’un bureau d’expert-comptable externe Finaudit.
La comptabilité a été digitalisée pour améliorer le processus et tendre vers une gestion plus efficace. L’archivage et la manipulation des documents sur papier ont largement diminué et toutes les pièces comptables sont désormais converties en fichiers électroniques. Ceux-ci sont ensuite encodés et gérés via Winbooks, un logiciel de comptabilité et de gestion interactif et connecté.
Reporting
Un plan comptable normalisé et un plan comptable analytique ont été implémentés par notre nouveau responsable administratif et financier, Lucien Mukenge.
Des tableaux de reporting ont aussi été créés afin de répondre aux exigences des différents pouvoirs subsidiants et permettre un meilleur suivi budgétaire par projet et par bailleur.
Renforcement des procédures de gestion interne
L’objectif de professionnalisation de notre organisation s’est solidifié avec l’instauration de procédures dans le cadre des marchés publics. Une cellule de suivi des marchés publics a été constituée, composée de notre juriste Pauline Tombus, de notre responsable RH Geoffrey Cantiniaux, et de notre responsable administratif et financier Lucien Mukenge.
Cette cellule a mis à disposition du personnel plusieurs formulaires, comme des formulaires de demande de dépenses ou encore de notes de frais, qui doivent être soigneusement remplis et amenés à leur attention pour que les demandes soient étudiées et approuvées.
Par ailleurs, les démarches se sont poursuivies avec le cabinet d’avocat Sotra afin de clarifier le changement de statut de notre organisation.
Rapport Financier
Le financement 2022 se caractérise par des moyens financiers additionnels alloués par la Région de Bruxelles Capitale. Comme chaque année une dotation de la COCOM a été octroyée afin de couvrir les frais de personnel et de fonctionnement en regard de l’ordonnance du 14 juin 2018, relative à l’aide d’urgence et à l’insertion des personnes sans-abri, à laquelle s’est ajouté un complément de 120.000€ à titre de cofinancement dans le cadre du projet « Rights First » de la Commission Européenne.
Lancé le 1er janvier 2022, le projet Rights First bénéficie d’un budget approuvé de 1.290.278€, cofinancé à hauteur de 20% par la COCOM et de 80% par la Commission Européenne. Si la majorité du budget recouvre les coûts de staff, la Commission Européenne a annoncé que le financement ne couvrirait pas les indexations de salaires. Une première tranche du subside a été versée à Bruss’help en 2022 afin de couvrir les dépenses de l’année, somme qui a été rétrocédée aux partenaires (New Samusocial, L’Ilot, HOBO, Diogènes, Sant Joan de Déu) à hauteur de leur participation.
La guerre en Ukraine a amené Bruss’help à répondre à la crise en matière de prévention, orientation et insertion des publics précarisés en provenance d’Ukraine, prenant part ainsi à des missions de la Région de Bruxelles Capitale pour lesquelles cette dernière a octroyé un subside de 189.035€. Ces missions seront étendues vers d’autres publics à partir de 2023.
En addition, une subvention de 2.000.000€ a été octroyée en décembre 2022 par la Région de Bruxelles Capitale pour la réservation de chambres d’hôtel de transit en vue de renforcer le dispositif d’hébergement temporaire développé dans le cadre du programme « Brussels Helps Ukraine ». Ce dispositif sera également étendu vers d’autres publics à partir de 2023.
IT
L'année 2022 a été marquée par de nombreuses activités dans le domaine de l'informatique pour Bruss’help. Cette année a été particulièrement productive, puisqu’elle a vu évoluer et aboutir plusieurs projets clés qui ont contribué au bon développement de l'entreprise.
Passage à Office 365
L'année 2022 a été marquée par de nombreuses activités dans le domaine de l'informatique pour Brusshelp. Cette année a été particulièrement productive, puisqu’elle a vu évoluer et aboutir plusieurs projets clés qui ont contribué au bon développement de l'entreprise.
Le passage à Office 365 ainsi que le transfert de l’ensemble des données a été finalisé en avril 2022. Ce nouvel outil facilite tant la sauvegarde et l’archivage des données que le partage des contacts, la réservation des salles et a bien d’autres fonctionnalités.
Notre responsable IT, Steven D’Heygere, a effectué des séances de formation du personnel permettant à chaque collaborateur d’utiliser au mieux le nouvel outil bureautique et de stockage mais aussi de contribuer à alimenter les différents outils de communication Bruss’help.
Trois autres missions de conception ont été menées en 2022 par Steven D’Heygere :
- Actualisation du logiciel de dispatching : Le logiciel utilisé par la cellule orientation pour réaliser le dispatching au sein du réseau d’aide avait été adapté au moment de la pandémie de COVID-19, et ce afin de mieux répondre à la demande exceptionnelle de cette période de crise. En 2022, la situation a évolué, une mise à jour était donc nécessaire de manière à l’adapter aux nouveaux enjeux en termes de gestion du dispatching du sans-abrisme.
- Modernisation du processus de gestion des appels : Transition au sein de la cellule orientation pour passer des fichiers Excel à une base de données centralisée. Ainsi, la gestion des appels par les assistant·e·s socia·ux·les est devenue plus efficace mais aussi plus rapide car l’accès aux informations est facilité.
- Dénombrement 2022 : Appui informatique auprès de la responsable dénombrement, Louise Paquot, de manière à améliorer l’outil selon ses exigences et maximiser l’efficacité de la procédure de dénombrement en 2022. Cette procédure ne cesse d’évoluer depuis les premières éditions du dénombrement.
Communication
Elaboration d’une stratégie de communication externe
Bruss’help a profité de cette année pour façonner son image et affirmer son identité. L’une des premières préoccupations de notre chargée de communication, Eva Salman, lors de son entrée en poste a été d’harmoniser l’identité visuelle de l’organisation en instaurant une cohérence graphique. Les supports de communication à disposition de l’équipe ont notamment été adaptés et étendus et nous avons eu recours aux services d’un photographe pour constituer une banque d’images.
Pour donner plus de visibilité à l’organisation, l’identité numérique de Bruss’help a été optimisée. La présence sur les réseaux sociaux étant indispensable à une organisation innovante et moderne, nous avons retravaillé et développé ses profils Facebook et LinkedIn pour en faire des canaux de communication actifs d’échange avec le secteur et le grand public. Des actualités ont régulièrement été partagées, en veillant à conserver un rythme minimum d’un poste toutes les deux semaines.
Dans cette même optique, le site web a été réagencé afin de faciliter la navigation et de rendre l’expérience utilisateur plus intuitive. Une ébauche de design et un plan de traduction néerlandophone du site web ont également été élaborés, en concertation avec notre responsable IT Steven D’Heygere et notre assistante de Direction Kathleen De Ruyter, en vue d’aboutir à une version finale courant 2023.
Dans le courant de l’année 2022, un projet de transformation et de modernisation des newsletters Bruss’help a été entamé, analysant notamment les statistiques des mailings afin d’en améliorer le processus d’envoi. L’intervention de Steven D'Heygere a permis de faire la transition vers un nouveau système d’envoi des newsletters, plus efficace et mieux adapté aux besoins de l’organisation. D’autre part, la traditionnelle « PILS » a été remodelée pour en fluidifier la lecture. Le lancement d’un nouveau format est prévu en janvier 2023.
Dans une dynamique de développement de la communication au grand public, une stratégie de relations presse a été construite pour élargir la communication au grand public. Le fichier presse a été réactualisé et étoffé, des points de contact presse pertinents et réguliers ont été établis. En résulte une hausse de la couverture médiatique de 50%, avec 151 retombées presse en 2022. La tonalité des articles est globalement positive, avec un champ lexical en ligne avec le secteur.
Une communication interne renforcée
Dans un contexte de croissance importante du personnel, des outils de communication interne ont été développés par l’équipe transversale. Né d’une collaboration entre la chargée de communication et le responsable IT, un intranet a été mis à la disposition de l’équipe à la fin du second semestre 2022. Cette plateforme centralise les informations propres à l’organisation, telles que les procédures et documents administratifs, et permet de diffuser les actualités du secteur et des différentes cellules. L’objectif est de tendre vers davantage de transparence entre les collaborateurs, tant en termes d’accès à l’information et aux documents internes que dans la communication des actions entreprises par Bruss’help.
Les engagements tenus
Fonction de soutien aux équipes reconstruite et développée
Accompagnement des collaborateurs orienté responsabilités et tenue d’objectifs
Renforcement des procédures de gestion interne et mise en œuvre d’un cadre de bonne gouvernance
Une professionnalisation de la communication intra-sectorielle
